Proforma fatura, ön fatura olarak da bilinen bir belge türüdür. Özellikle dış ticarette yaygın olarak kullanılır. İngilizcede “Proforma Invoice” olarak adlandırılır ve uluslararası satış sözleşmesi olarak kabul edilebilir. Birçok işletme, günlük işlerinde resmi bir satış sözleşmesi yerine proforma fatura kullanır. Müşterilerinin proforma faturayı kabul etmeleri, ilgili anlaşmaya onay verme anlamına gelir. Bu belge, ticaretin güvenli ve düzenli bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur ve taraflar arasındaki taahhütleri net bir şekilde ifade eder.
Proforma fatura, bir belge türü olarak hazırlanır ve genellikle satışın başlamadan önce müşteriye sunulur. Genel olarak proforma fatura, nihai fatura kesilmeden önce tüm detayları içeren bir belgedir. Bu tür belgeler, bazı bankacılık ve ihracat işlemlerinde zorunlu olmasa da kesinlikle gerekebilmektedir. Ayrıca, yurt içinde müşterileriniz için proforma fatura düzenlemek, işinizi ciddiyetle yürüttüğünüzü vurgulamak için ideal bir yöntemdir. Müşteri, mühürlü proforma faturada alıcı, satıcı ve ürün detaylarının yanı sıra satış koşullarını gördüğünde, güven duygusunu pekiştirir.
İhracat ya da yurt içi satış süreçlerinde müşterilerinizden proforma fatura talebi almak, sizden kesilecek faturayla ilgili detayları yazılı olarak istemek anlamına gelir. Proforma fatura, miktar, ödeme yöntemi, teslimat şartları ve diğer özel ayrıntıları içeren bir belgedir. Müşteri tarafından onaylandığında, “Bu işlemi onaylıyoruz, faturayı düzenleyebilirsiniz.” anlamını taşır. Pratik anlamda, proforma fatura, iş dünyasında işlemleri kolaylaştıran bir dokümandır. Çünkü bu tür belgeler ticaret yapan iki firma arasında sözlü olarak yapılan anlaşmaları yazılı hale getirir ve gelecekteki fatura hatalarının önüne geçer.
İthalat ve ihracat işlemlerinde kullanılan prosedür aşağıda açıklanmıştır: İhracatçı, ithalatçı ile anlaşma sonucunda veya ihracat teklifine ilişkin, malın gönderilmeden önce Akreditif tabanlı bir belge hazırlar.
İthalatçı, ihracatçının teklifini kabul eder ve bu kabulü temsil eden koşulları belirtilen süre içinde (örneğin, Proformadaki teslim tarihi, miktarı ve fiyat opsiyonu gibi) beyan etmek zorundadır. Mal veya hizmetlerin teslimat aşamasına gelindiğinde, ticari faturanın düzenlenmesi gereklidir.
Proforma fatura hazırlarken, bazı önemli kurallara dikkat etmek büyük önem taşır. İlk olarak, hazırlayacağımız belgenin türünü açıkça belirtmeliyiz ve bu amaçla belgede kesinlikle “Proforma Fatura” ifadesine yer vermemiz gerekmektedir.
Proforma fatura, diğer fatura türlerine göre daha sade bir yapıya sahiptir. Genellikle önceden hazırlanmış bir şablon kullanarak faturayı oluşturabiliriz. Bu aşamada, dikkat etmemiz gereken bir diğer nokta da kaliteli ve amaca uygun kağıt kullanmaktır.
Hangi bilgilerin sayfanın hangi bölümünde yer alması gerektiği konusuna şimdi odaklanalım. Proforma faturanın sağ üst köşesine, proforma numarası ve tarih bilgisi eklemelisiniz. Sol üst köşede, satıcı bilgileri (ad, soyad, unvan ve adres) yer almalı, altında ise alıcı bilgileri (müşteri adı, unvan, adres) bulunmalıdır.
Sayfanın orta kısmında ise, satılacak ürün ve ürüne ait detaylar bulunur. Bu detaylar; ürün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranını içermelidir.
Aşağıdaki proforma fatura örneği, bilgilerin sayfa üzerinde nasıl düzenleneceği konusunda size rehberlik edecektir.
e-İhracat sektöründe sıkça karşılaştığımız bir belge olan teklif faturası, ihracatçı ile ithalatçı firma ya da kişi arasında anlaşma sağlandıktan sonra hazırlanır. Bu belge, sevkiyat, yükleme işlemleri ve satış süreci hakkında detaylı bilgiler içerir. Burada dikkate alınması gereken önemli bir husus, alıcının ürün, satın alma, ödeme ve diğer maddeleri ayrıntılı bir şekilde açıkladığı teklifin hazırlanmasıdır. Dolayısıyla, yurtdışı proforma faturalarında yer alması faydalı olan bilgilere ek olarak şu bilgilerin de bulunması önerilir:
Bu belge, Türkçe olarak hazırlandığı gibi İngilizce de hazırlanabilir. İhracat ile ilişkili olduğu için, proforma fatura İngilizce olarak da sunulmuştur. İlgili ihracat proforma fatura örneği Word dosyası aşağıda yer almaktadır.
İNGİLİZCE PROFORMA FATURA ÖRNEĞİ
